Es
la plantación, organización, dirección y control de los recursos
para lograr un objetivo a corto plazo.
También
se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un
énfasis y una atención especial para conducir actividades no
repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.
Esta
actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que
actúan como agentes unificadores para proyectos particulares,
tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo,
materiales, capital, recursos humanos y tecnología.
IMPORTANCIA
DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La
administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que
es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos
espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en
procesamiento de hidro carbono, en la industria petroquímica, en
telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los
cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al
mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos,
entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una
organización, provocando que los métodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración
de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organización.
Sirve
para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están
limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a
realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo
beneficio.
FUNCIONES
DE LA ADMINISTRACIÓN
La
administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los
recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales
funciones de la administración se engloban en plantación,
organización, dirección y control.
Durante
la plantación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo
y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la
plantación son determinar el actual de la organización, pronosticar
a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y
ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar
durante todo el proceso de plantación.
La
organización realiza actividades en grupo, de asignación y
asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a
cabo las actividades.
Dentro
de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar,
se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos
necesarios y se asignan los grados de autoridad.
El
siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el
comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aquí
se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan
estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los
estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un
ambiente observacional.
Por
último se encuentra el control, que se encarga de medir el
rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de
haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea
necesario
UTLIDAD
Ventajas de los gestores de proyectos
El gestor de proyectos online nos permitirá en primer lugar definir las distintas fases del proyecto. Dentro de cada una de ellas se incluirán una serie de tareas que pueden ser independientes o estar supeditadas a la finalización de una de ellas para que otra pueda comenzar. Las tareas se asignan por lo general a una fecha concreta, con una duración determinada. Después se asignan a los usuarios que tienen que cumplir con las mismas. De esta manera queda definido el proyecto.
Una de las ventajas de tener el gestor de tareas
online es que cada usuario, independientemente de donde esté, y el
dispositivo que utilice, podrá ir introduciendo comentarios,
completar tareas, añadir documentos relacionados con el proyecto,
etc. De esta manera una de las principales ventajas es que el volumen
de correo generado por un proyecto disminuye
de forma notable. Muchos de los aspectos que tenemos que definir en
todo proyecto se discuten en el propio proyecto, quedando debidamente
documentados y ayudándonos luego a tener un histórico de por qué
tomamos tal decisión en un determinado momento.
Otra de las ventajas que nos permite es la posibilidad de suscribirnos a las novedades de un proyecto a través de las notificaciones que nos pueden llegar a nuestro lector de RSS o notificaciones de correo, de manera que cualquier cambio que tengamos en un proyecto nos llegará un aviso. De esta manera tenemos en todo momento una perspectiva muy clara del avance del proyecto, pero también de la documentación que se ha añadido al mismo, las acciones que se realizan o quedan pendientes, etc.
Por último tenemos la posibilidad de asignar distintos tipos de permisos a los usuarios. De esta manera no todos tendrán acceso a toda la documentación del proyecto. En algunos casos podrán ver sólo una parte, o tendrán acceso a marcar tareas como finalizadas y realizar comentarios o serán supervisores de una fase del proyecto y por supuesto podemos ser los administradores y tener control total sobre el mismo.
Teambox, un gestor muy amigable para utilizar
No sólo se trata de lo que podemos hacer en un gestor de tareas online, sino de como podemos hacerlo. En este caso una de las principales virtudes de Teambox es ser un gestor de proyectos muy fácil de utilizar, intuitivo y amigable. Si estamos acostumbrados a trabajar con este tipo de herramientas la curva de aprendizaje será prácticamente nula. Dispone de una versión gratuita para evaluar como funciona limitada a cinco proyectos, cinco usuarios y 5 GB de espacio en la red. A partir de aquí dispone de planes de precios desde 5 euros por usuario y mes sin limitaciones de espacio, proyectos o usuarios. También tiene planes específicos para las empresas de mayor tamaño, a partir de 50 usuarios.
Redmine soporta distintos tipos de proyectos. Los
usuarios que acceden tienen distintas
funciones según el rol asignado,
ya sea como usuario, jefe de proyecto, administrador, etc. todo ello
en función de un sistema de permisos. Cada proyecto puede llevar
asociado si así lo deseamos documentos, archivos o noticias. Además
se establece un sistema de notificaciones para los usuarios mediante
correo electrónico ya sea porque le han asignado una tarea o porque
una parte del proyecto ha cambiado o se ha actualizado.
A cada proyecto le podemos asociar un Wiki que nos permite generar contenidos rápidamente, y editarlos y gestionarlos de forma colaborativa. También tenemos la posibilidad de tener un foro por proyecto, lo que sin duda contribuye en gran medida a reducir el nivel de correos que nos cruzamos entre los participantes en el mismo, lo que sin duda contribuye a mejorar la productividad de cada uno de los miembros del proyecto.
Iniciando el trabajo con Redmine
Lo primero que debemos hacer cuando tenemos instalado Redmine es iniciar el trabajo de backoffice y dar de alta los usuarios, con sus distintos roles y permisos, jefes de proyecto, desarrolladores, etc. aunque también pueden darse de alta ellos mismos a través de la interfaz web, para que después el administrador les apruebe el acceso.
El siguiente paso es dar de alta un proyecto y asignarle un jefe. Una vez completada esta fase podemos comenzar a establecer los hitos o etapas del mismo. Si vamos añadiendo las previsiones de tiempo de cada una de las tareas podemos obtener el gráfico de gant de para cada hito. Cada tarea se asignará a un miembro del equipo, que cuando se conecten a la página del proyecto podrán visualizar las que tienen asignadas. A medida que van marcando tareas como terminadas, en el gráfico del hito del proyecto se van rellenando de color verde, de manera que podemos controlar de esta manera de un golpe de vista como va el progreso.
Todo proyecto tiene una fase de ajustes, donde se descubren pequeños fallos que pueden corregirse, de manera que una vez aislados podemos asignarlos a un miembro del proyecto para que ejecute la tarea pertinente. Esta es una cuestión habitual en el mundo del desarrollo de software pero que no está exenta el resto de empresas que es habitual encontrar flecos por cerrar, aun después de haber cobrado y cerrado el proyecto.
Para probarlo tenemos la opción de descargarlo e instalarlo a través de, Bitnami emitirá probarlo de forma fiable en local para después si lo consideramos adecuado llevarlo al servidor de manera que lo ponemos disponible para todos los usuarios de la empresa. Sin duda merece la pena hacer la prueba.
VÍDEO
El gestor de proyectos online nos permitirá en primer lugar definir las distintas fases del proyecto. Dentro de cada una de ellas se incluirán una serie de tareas que pueden ser independientes o estar supeditadas a la finalización de una de ellas para que otra pueda comenzar. Las tareas se asignan por lo general a una fecha concreta, con una duración determinada. Después se asignan a los usuarios que tienen que cumplir con las mismas. De esta manera queda definido el proyecto.
Una de las ventajas de tener el gestor de tareas
online es que cada usuario, independientemente de donde esté, y el
dispositivo que utilice, podrá ir introduciendo comentarios,
completar tareas, añadir documentos relacionados con el proyecto,
etc. De esta manera una de las principales ventajas es que el volumen
de correo generado por un proyecto disminuye
de forma notable. Muchos de los aspectos que tenemos que definir en
todo proyecto se discuten en el propio proyecto, quedando debidamente
documentados y ayudándonos luego a tener un histórico de por qué
tomamos tal decisión en un determinado momento.
Otra de las ventajas que nos permite es la posibilidad de suscribirnos a las novedades de un proyecto a través de las notificaciones que nos pueden llegar a nuestro lector de RSS o notificaciones de correo, de manera que cualquier cambio que tengamos en un proyecto nos llegará un aviso. De esta manera tenemos en todo momento una perspectiva muy clara del avance del proyecto, pero también de la documentación que se ha añadido al mismo, las acciones que se realizan o quedan pendientes, etc.
Por último tenemos la posibilidad de asignar distintos tipos de permisos a los usuarios. De esta manera no todos tendrán acceso a toda la documentación del proyecto. En algunos casos podrán ver sólo una parte, o tendrán acceso a marcar tareas como finalizadas y realizar comentarios o serán supervisores de una fase del proyecto y por supuesto podemos ser los administradores y tener control total sobre el mismo.
Teambox, un gestor muy amigable para utilizar
No sólo se trata de lo que podemos hacer en un gestor de tareas online, sino de como podemos hacerlo. En este caso una de las principales virtudes de Teambox es ser un gestor de proyectos muy fácil de utilizar, intuitivo y amigable. Si estamos acostumbrados a trabajar con este tipo de herramientas la curva de aprendizaje será prácticamente nula. Dispone de una versión gratuita para evaluar como funciona limitada a cinco proyectos, cinco usuarios y 5 GB de espacio en la red. A partir de aquí dispone de planes de precios desde 5 euros por usuario y mes sin limitaciones de espacio, proyectos o usuarios. También tiene planes específicos para las empresas de mayor tamaño, a partir de 50 usuarios.
CARACTERÍSTICAS
Principales características de Redmine
Redmine soporta distintos tipos de proyectos. Los
usuarios que acceden tienen distintas
funciones según el rol asignado,
ya sea como usuario, jefe de proyecto, administrador, etc. todo ello
en función de un sistema de permisos. Cada proyecto puede llevar
asociado si así lo deseamos documentos, archivos o noticias. Además
se establece un sistema de notificaciones para los usuarios mediante
correo electrónico ya sea porque le han asignado una tarea o porque
una parte del proyecto ha cambiado o se ha actualizado.
A cada proyecto le podemos asociar un Wiki que nos permite generar contenidos rápidamente, y editarlos y gestionarlos de forma colaborativa. También tenemos la posibilidad de tener un foro por proyecto, lo que sin duda contribuye en gran medida a reducir el nivel de correos que nos cruzamos entre los participantes en el mismo, lo que sin duda contribuye a mejorar la productividad de cada uno de los miembros del proyecto.
Iniciando el trabajo con Redmine
Lo primero que debemos hacer cuando tenemos instalado Redmine es iniciar el trabajo de backoffice y dar de alta los usuarios, con sus distintos roles y permisos, jefes de proyecto, desarrolladores, etc. aunque también pueden darse de alta ellos mismos a través de la interfaz web, para que después el administrador les apruebe el acceso.
El siguiente paso es dar de alta un proyecto y asignarle un jefe. Una vez completada esta fase podemos comenzar a establecer los hitos o etapas del mismo. Si vamos añadiendo las previsiones de tiempo de cada una de las tareas podemos obtener el gráfico de gant de para cada hito. Cada tarea se asignará a un miembro del equipo, que cuando se conecten a la página del proyecto podrán visualizar las que tienen asignadas. A medida que van marcando tareas como terminadas, en el gráfico del hito del proyecto se van rellenando de color verde, de manera que podemos controlar de esta manera de un golpe de vista como va el progreso.
Todo proyecto tiene una fase de ajustes, donde se descubren pequeños fallos que pueden corregirse, de manera que una vez aislados podemos asignarlos a un miembro del proyecto para que ejecute la tarea pertinente. Esta es una cuestión habitual en el mundo del desarrollo de software pero que no está exenta el resto de empresas que es habitual encontrar flecos por cerrar, aun después de haber cobrado y cerrado el proyecto.
CONCLUSIONES
Redmine nos puede ayudar en gran medida a gestionar de manera ágil todos los proyectos de nuestra empresa, la documentación asociada, los archivos que anexamos y todo ello controlando en cada momento la ejecución del mismo. Su administración es sencilla y permite definir flujos de trabajo que evitarán que la gestión nos inunde la bandeja de entrada con un correo por cada pequeño detalle a discutir en el mismo.Para probarlo tenemos la opción de descargarlo e instalarlo a través de, Bitnami emitirá probarlo de forma fiable en local para después si lo consideramos adecuado llevarlo al servidor de manera que lo ponemos disponible para todos los usuarios de la empresa. Sin duda merece la pena hacer la prueba.
VÍDEO
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